Comment mesurer précisément l'impact du quiet hiring sur vos coûts de recrutement et la rétention des talents

Le terme quiet hiring a fait irruption dans nos conversations RH ces dernières années, parfois présenté comme une panacée pour réduire les coûts et retenir les talents. Après plusieurs projets où j’ai mis en place (et mesuré) ce type de stratégie, je veux partager une méthode concrète pour évaluer précisément son impact sur vos coûts de recrutement et sur la rétention des talents. Ici, je vous parle depuis le terrain : méthodes, outils, pièges et exemples chiffrés qui vous permettront de passer du discours à l'analyse rigoureuse.

Qu'est-ce que j'entends par "quiet hiring" ?

Pour moi, le quiet hiring consiste à combler des besoins de compétences en mobilisant des collaborateurs internes (réaffectation, développement de compétences, missions temporaires) plutôt qu'en lançant systématiquement des recrutements externes. L’objectif est double : accélérer la mise en capacité et limiter les coûts associés aux recrutements classiques. Mais pour savoir si cela fonctionne vraiment, il faut mesurer.

Les indicateurs clés à suivre

Avant toute chose, définissez les KPI que vous utiliserez. En pratique, je surveille toujours les indicateurs suivants :

• Coût par embauche (Cost-per-hire) : inclut frais d'annonce, honoraires d'agence, temps des recruteurs, tests et on-boarding. Pour le quiet hiring, remplacez par coût de formation et temps RH pour mobilité interne.
• Time-to-fill / Time-to-productivity : le temps pour remplir un besoin et le temps pour qu’un collaborateur atteigne sa pleine productivité.
• Taux d’internal mobility : pourcentage de postes pourvus en interne.
• Taux de rétention à 6 / 12 mois : comparez la rétention des postes pourvus en interne vs externe.
• Qualité du recrutement (évaluations managers, performances, promotion ultérieure).
• Coûts directs de formation : budget formation, certifications, coachings nécessaires pour upskill.
• Impact sur la charge opérationnelle : productivité perdue dans l’équipe d’origine lors du transfert, heures supplémentaires, recours à intérim.

Comment structurer l'analyse — méthode pas à pas

Voici la démarche que j’utilise systématiquement pour obtenir une évaluation fiable :

• 1. Définir la période d’analyse : généralement 12 mois pour absorber les effets d’une mobilité et mesurer la rétention.
• 2. Identifier les cohortes : créez deux groupes comparables — postes pourvus par quiet hiring (groupe A) et postes pourvus par recrutement externe (groupe B).
• 3. Collecter les données opérationnelles : coûts (recrutement, formation), dates (ouverture du besoin, prise de poste, date de stabilisation), évaluations performance, turnover.
• 4. Calculer les KPI pour chaque cohorte : coût moyen, time-to-productivity moyen, taux de rétention à J+6 et J+12, etc.
• 5. Ajuster pour les biais : contrôlez la seniorité, complexité du poste, marché du travail (pénurie vs abondance) en faisant de la segmentation ou en réalisant une régression si nécessaire.
• 6. Mesurer l'impact net : comparez les coûts totaux et les résultats (rétention, performance) entre A et B. Traduisez cela en économies ou en surcoûts nets.
• 7. Intégrer les coûts cachés : coûts de perte de productivité, risque de démotivation de l'équipe source, et coûts d’opportunité.

Un exemple chiffré (modèle simplifié)

Pour rendre tout cela concret, voici un tableau comparatif type, avec des valeurs hypothétiques que j’ai souvent rencontrées dans mes audits.

Sur cet exemple, le quiet hiring génère une économie brute d’environ 6 500 € par poste et une meilleure rétention. C’est déjà intéressant, mais l’analyse nette doit tenir compte des coûts cachés (perte de capacité sur l’équipe source, charges managériales supplémentaires, etc.).

Mesures statistiques et tests

Pour aller plus loin et éviter les impressions trompeuses :

• Faites un test A/B si possible : sur deux fonctions similaires, remplissez la première par recrutement externe, la seconde par mobilité interne, et suivez les KPI sur la même période.
• Utilisez des analyses de survie pour comparer la durée jusqu’au départ entre cohortes (survival analysis).
• Réalisez une régression multivariée pour isoler l’effet du mode de recrutement en contrôlant l'expérience, le salaire, la géographie, etc.

Outils et sources de données

Pour mesurer efficacement, je m’appuie sur une chaîne d'outils :

• ATS / HRIS : Workday, SAP SuccessFactors, Greenhouse pour extraire dates, coûts, source de recrutement.
• Learning Management Systems (LMS) : Cornerstone, Moodle pour coûts et durée des formations.
• Outils d’analyse : Power BI, Tableau ou Google Data Studio pour construire des tableaux de bord.
• Pulse surveys et engagement : Officevibe, Lattice pour capter l’impact sur la motivation et l’engagement.

Pièges fréquents et comment les éviter

J’ai vu plusieurs projets faillir parce qu’ils n’avaient pas anticipé certains biais :

• Comparer des postes non comparables : vous ne pouvez pas comparer un rôle stratégique très technique avec un rôle standard. Segmentez par niveau et famille de poste.
• Ignorer les coûts d’opportunité : le détachement d’un talent peut ralentir d’autres projets — quantify it.
• Mesurer trop tôt : la rétention et la performance doivent être mesurées sur 6–12 mois minimum.
• Ne pas prendre en compte l'expérience collaborateur : si la mobilité interne est perçue comme une transition mal accompagnée, vous risquez d’augmenter le turnover interne.

Recommandations pratiques pour lancer votre propre évaluation

Si vous partez de zéro, voici le plan opérationnel que j’applique :

• Priorisez 3 à 5 métiers pour un pilote où le quiet hiring semble réaliste.
• Rassemblez les données historiques de 12 mois pour établir une baseline (coût moyen, time-to-fill, rétention).
• Définissez clairement les coûts inclus dans "coût par embauche" pour chaque méthode.
• Implémentez des actions pilote (mobilité + plan de formation) et suivez les KPI définis toutes les 4 à 8 semaines.
• Partagez les résultats avec les managers opérationnels et ajustez : si la mobilité nécessite plus de mentoring, budgétez-le.

Mesurer l'impact réel du quiet hiring demande du temps et de la rigueur méthodologique. Mais une fois les métriques en place, vous pourrez non seulement quantifier les économies potentielles, mais aussi améliorer l'expérience des collaborateurs et la qualité des parcours internes. Si vous le souhaitez, je peux vous fournir un modèle Excel de suivi KPI que j’utilise habituellement pour les pilotes — il contient les formules pour automatiser les comparaisons entre cohortes et les calculs de coûts nets.